Organitzeu-vos: neteja els contactes de Gmail

'On és la llibreta d'adreces?'



Aquesta és una de les preguntes més freqüents que semblen fer els nous usuaris de Gmail. Si molta gent ni tan sols pot trobar els seus contactes de Gmail/Google, és millor que creieu que el sistema no és sorprenentment intuïtiu ni fàcil de gestionar. (Al llarg d'aquest article, faig servir Contactes de Google i Contactes de Gmail de manera intercanviable, ja que són realment el mateix).

Fins i tot si sabeu que existeix una àrea de contactes del vostre Gmail, és molt probable que sigui una zona de desastre d'adreces de correu electrònic no identificables i possiblement fins i tot de números de telèfon, tots agrupats vagament com a Altres contactes.





El meu compte de Gmail empresarial tenia més de mil entrades al grup Altres contactes. Vaig decidir que era inacceptable, així que vaig començar a netejar els meus contactes de Gmail. Compartiré aquí el que vaig fer, el que vaig aprendre i algunes solucions alternatives que us recomano utilitzar si no voleu embolicar-vos amb els desordenats contactes de Gmail.

Organitzeu-vosAquesta última opció, utilitzar una altra cosa completament, és realment el que recomano. La neteja dels contactes de Google requereix molt de treball manual, sobretot si teniu milers de 'altres' contactes. Hi ha tantes aplicacions i serveis fantàstics per gestionar els contactes que funcionen molt bé i que es connecten directament al vostre compte de Gmail si preferiu seguir aquest camí.



5 fets sobre els contactes de Gmail/Google
Els contactes de Gmail funciona de manera diferent que molts altres gestors de contactes, de manera que conèixer alguns principis bàsics pot ajudar molt. Aquí hi ha cinc fets que poden aportar una visió:

  • Com arribeu a la vostra llibreta d'adreces de Gmail? Està amagat sota el gran Mail a la part superior esquerra de la interfície. Feu clic a Correu i veureu una opció desplegable per a Contactes. Alternativament, inicieu sessió a Google i aneu a google.com/contacts.
  • Quan responeu (inclòs 'respon a tots') o reenvieu un correu electrònic, Google afegeix automàticament qualsevol persona del fil a la vostra llista de contactes, tret que hàgiu desactivat aquesta funció. A més, si feu servir un dispositiu Android, els vostres Contactes de Google també poden incloure llistats dels números de telèfon als quals heu trucat, depenent de com estigui configurat el vostre compte al dispositiu.
  • Contactes de Google té una eina de combinació, però no sempre funciona ni té l'aspecte que esperaries (més en parlarem més endavant).
  • Google Contacts extreu informació de classificació tant de Gmail com de Google+ (grups i cercles, respectivament), però no se sincronitzen, tot i que de vegades sembla que potser ho haurien de fer.

Ara entrem en alguns consells i procediments per netejar els contactes de Google.

Neteja de contactes de Google

Entendre els grups de contacte i els cercles
Un cop entreu dins de Contactes de Google (de nou, feu clic al logotip de Mail a la part superior esquerra i seleccioneu Contactes), el primer lloc per posar la vostra atenció és a les llistes que apareixen al rail esquerre.

140623_getorg_contacts-grupsCom podeu veure al meu compte, tinc diverses seccions principals: Els meus contactes, Cercles, Més contactats i Altres contactes. Els meus contactes i cercles tenen subgrups. El número entre parèntesis després del nom del grup indica quantes persones hi ha en aquest grup.

Els meus contactes són persones de Gmail que tinc afegit com a contactes. Els cercles són informació sobre persones que coneixeu i seguiu a Google+ i no té res a veure amb el correu electrònic. Quan mireu una llista de persones dels vostres contactes de Gmail (utilitzeu la barra de cerca, per exemple, per trobar totes les persones que es diuen Smith), també podeu veure si aquestes persones es troben en algun dels vostres cercles de Google+, ja que aquesta informació apareix fins al lluny. dret dels seus noms. Per tant, hi ha una certa superposició entre els grups de contactes i els cercles, però no gaire, tot i que les persones dels vostres cercles apareixen completament als vostres contactes de Google.

Encara estàs confós?
Els més contactats són les 20 persones principals amb les quals has intercanviat més correus electrònics, encara que hagis callat en un fil. En altres paraules, no és necessàriament la gent a qui envieu correus electrònics, ni és recent, ja que analitza tot el vostre historial de correu electrònic. El teu ex de fa tres anys encara podria arribar al teu top 20.

Aquest darrer grup d'Altres són tots els altres de Gmail (i possiblement el vostre dispositiu Android, com he esmentat anteriorment) amb qui hàgiu contactat mai.

Cerca i fusiona
El millor camí, al meu entendre, és començar per trobar contactes duplicats al vostre grup Altres contactes (o a tots els Contactes de Google si encara no teniu cap subgrup) i fusionar-los.

Feu clic a Altres contactes i, a continuació, seleccioneu Més a la part superior de la pàgina i, al menú desplegable, trieu Cerca i fusiona duplicats. Apareixerà un resum que us permetrà revisar els detalls de les possibles combinacions abans d'acceptar l'acció. Assegureu-vos de comprovar a través d'aquesta llista els noms comuns que poden ser de fet dues persones diferents.

140623_getorg_gmail-find-merge

Ara, si aquesta llista és increïblement llarga, aclaparadorament, haureu de cancel·lar i tornar a fer la funció de cerca/fusionar en un subgrup més petit dels vostres contactes. Només podeu seleccionar un subgrup diferent d'aquest rail esquerre, o podeu fer una cerca, com ara una cerca per domini (p. ex., cercar totes les adreces de correu electrònic amb pcmag.com). De qualsevol manera, us oferirà una porció més manejable de possibles duplicats per revisar. Repetiu segons sigui necessari.

Fes una ullada a la instruccions oficials de Google per trobar i combinar contactes per a més detalls.

Assigna persones als grups, afegeix detalls
Just a sota d'aquesta entrada per a Altres contactes podeu veure Grup nou. Si voleu classificar els vostres contactes en diferents grups, aquesta és la següent àrea de Contactes de Google que hauria de captar la vostra atenció.

Per tenir algú a qualsevol grup, també l'has d'enumerar a Els meus contactes. Així és com és.

Per afegir persones als grups, feu servir el botó amb la icona de tres caps. A partir d'aquí s'explica per si mateix, però mira Instruccions d'edició de contactes de Google per a més detalls.

Encara no estic convençut que els grups siguin realment valuosos, ja que només els he utilitzat en un grau limitat, però podria preveure alguns escenaris en què podrien ser útils. Un grup que vaig fer, per exemple, és Tech Company Executives. Si alguna vegada estic a la data límit i desesperat per una cotització, segur que m'ajudaria saber amb qui de la indústria tecnològica he connectat directament (en lloc de connectar-me a través d'una empresa de relacions públiques) en el passat.

Si tingués un temps il·limitat (qui en té?), augmentaria seriosament la secció de 'notes' dels individus. Feu clic a qualsevol persona de la vostra llista de contactes i podreu afegir la informació típica de la llibreta d'adreces, a més d'una foto i notes.

Al meu compte personal de Gmail, seria útil afegir detalls per als professionals de relacions públiques, ja que les seves adreces de correu electrònic i fins i tot les comunicacions prèvies no sempre m'ajuden a esbrinar si representen una empresa o producte que he d'investigar.

Desactiveu la funció d'afegir automàticament
Si, després de llegir la vostra llista d'altres contactes, us adoneu que es tracta principalment d'adreces no desitjades (adreces genèriques ' [protegides per correu electrònic] ' i altres), us recomanaria desactivar la funció d'afegir automàticament.

Aneu a la icona d'engranatge a la part superior dreta i trieu Configuració. Mantingueu-vos a la pestanya General i desplaceu-vos cap avall per trobar 'Crea contactes per a l'emplenament automàtic' (s'hi troben dos a sota de la vostra foto de perfil).

T'interessen altres aplicacions i serveis?
Suposem que després de llegir aquesta informació, decidiu no utilitzar Contactes de Google. No et puc culpar. Aquests són alguns altres llocs per mantenir la vostra llibreta d'adreces que us permeten agafar i afegir informació automàticament dels vostres contactes de Google.

Contactes de LinkedIn i LinkedIn. El veritable problema que veig amb la gestió de la vostra pròpia llibreta d'adreces és que és difícil mantenir la informació actualitzada. jo no hauria ser responsable d'actualitzar el títol de treball i l'adreça de correu electrònic quan canvieu d'ocupador. Això és tu, company. I per això m'encanta LinkedIn com a llibreta d'adreces. És molt més fàcil tenir informació actualitzada si tots els teus contactes són responsables del manteniment.

LinkedIn funciona bastant bé per ajudar-vos a trobar contactes i la seva informació bàsica, però una aplicació especial anomenada LinkedIn Contacts va una mica més enllà en aquesta línia.

Si connecteu el vostre compte de LinkedIn a Gmail, el lloc de xarxes professionals en línia recomanarà 'persones que potser coneixeu' en funció de la informació que trobi a Google. Algunes persones realment odien això, però podria ser valuós, depenent de com sigui el teu compte de LinkedIn.

D'altra banda, també teniu l'opció exporteu els vostres contactes de LinkedIn i després importar-los a Gmail.

Contactes d'iOS. Si sou un usuari d'iPhone o iPad, potser voldreu fer-ho sincronitza els teus contactes de Google amb el teu dispositiu iOS de manera que només podeu utilitzar l'aplicació Contactes d'Apple com a llibreta d'adreces principal. Les instruccions són lleugerament diferent per als usuaris de Google Apps.

Configuració de la campanya de Dungeons and Dragons

140623_getorg_easilydo-catchall

EasyDo i iOS. Una altra manera de gestionar els contactes d'iOS és amb l'aplicació EasilyDo i la seva nova funció (de pagament) anomenada Captura tots els contactes. Quan executeu Catch All Contacts, EasilyDo recorre els darrers dos anys del vostre correu electrònic per obtenir informació de contacte del cos dels missatges i la desa a l'aplicació Contactes d'iOS. Tot i que l'aplicació EasilyDo és gratuïta, aquesta funció costa 39,99 dòlars (una vegada) per compte de correu electrònic. Malauradament, la funció no està disponible per als usuaris d'Android. Llegiu més sobre Easily per a iPhone i EasilyDo per a Android a les seves respectives ressenyes.

Cloze. L'aplicació web i l'aplicació mòbil Cloze unifica totes les vostres safates d'entrada, així com els vostres canals de xarxes socials, i també recull informació interessant sobre els vostres contactes. No és exactament un gestor de contactes, però és compatible amb el bon Gmail antic. Cloze pot identificar persones que són importants per a tu (de manera que pots augmentar el seu ego fent m'agrada a les seves publicacions de Facebook), així com persones amb qui estàs perdent contacte. Com he dit, no és exactament una aplicació de gestió de contactes, però és força encertada per donar-vos una visió dels vostres contactes a Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook i altres comptes en línia.

Per obtenir més consells sobre la gestió de contactes, consulteu Organitzeu-vos: 7 maneres d'organitzar els contactes automàticament . I quan estiguis a punt per agafar la teva safata d'entrada de Gmail, consulta 30 consells de Gmail que t'ajudaran a conquerir el correu electrònic .

Recomanat